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La sociedad sin papeles


Esta fue una de las predicciones de principios de los setenta (del siglo pasado), e iniciado el siglo XXI está lejos de cumplirse. Los volúmenes de papel continúan creciendo en forma alarmante. Las computadoras hace más de medio siglo que existen, y según publicaciones especializadas han logrado automatizar solamente un 5% de la información.

Del conocimiento de esas ‘verdades’ surge una pregunta por demás interesante: ¿existe algún medio que permita mejorar el empleo del papel en una organización?

La respuesta es afirmativa: empleando nuestros sistemas especialmente diseñados apuntando a ese objetivo:

"PaperLess"® Sistema COLD (Administración de Spoolers de Impresión)

"Filing"® Sistema de Imaging (Administración de Archivos por Imágenes)

OptiFiles SRL ha desarrollado los productos necesarios para que los archivos de una empresa dejen de ser un "MAL NECESARIO" y se conviertan en un medio dinámico y seguro para obtener información para tomar decisiones oportunas manteniendo en forma permanente el objetivo mencionado de lograr una Empresa con menor manejo de papeles.

Los archivos de una empresa están conformados básicamente por dos tipos de comprobantes: aquellos generados por la propia empresa y los comprobantes que ésta recibe de terceros.


Comprobantes generados por la propia empresa:

Las especiales características operativas de muchas empresas, hacen necesario que emitan ingentes cantidades de formularios continuos. Eso es así en razón de la necesidad de 'congelar' a un momento dado una situación del estado de la información, para su consulta. Esas consultas son efectuadas mediante la mera lectura del formulario continuo, o eventualmente -y luego del consiguiente proceso de elaboración- consultando los microfilms de los mencionados formularios.

Son muy conocidos los crecientes precios de mercado sobre el papel empleado, el proceso de microfilmación y sus equipos visores-impresores, y el siempre caro "tiempo de computación" empleado en la obtención de extensos listados que se efectúan con impresoras cada vez más veloces, pero que nunca igualan a los también cada vez más veloces procesadores principales de las modernas computadoras.

PaperLess reduce esos costos ya que permite administrar la totalidad de los 'listados' que debería emitir el computador (PC o Mainframe), evitando su vuelco al papel y/o microfilmación. Esa "administración de listados" se realiza mediante el empleo de accesos indexados y por ende no-secuenciales, lo que redunda en una agilidad de consulta nunca igualada por los tradicionales sistemas de microfilms.


Comprobantes recibidos por la empresa:

El archivo de grandes volúmenes de comprobantes son fácilmente administrados mediante el empleo de "Filing"  Sistema de Imaging o Administración de Archivos por Imágenes. Los papeles a archivar, son digitalizados mediante el empleo de un scanner con alimentador automático.
Las imágenes digitalizadas y compactadas mediante el empleo de placas especiales (hardware), son grabadas en el disco rígido del computador y luego derivadas a su destino final en discos ópticos de gran capacidad y larga vida útil.

Las consultas de esas imágenes se realizan mediante el empleo de gestores de bases de datos de última generación, accediendo a los comprobantes solicitados a una gran velocidad. Las imágenes proporcionadas pueden verse normalmente en el monitor del computador, o bien es posible su ampliación, rotación, etc. todo ello con absoluta seguridad y versatilidad. En igual sentido es posible emitir las páginas seleccionadas a través de una impresora.





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