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Si una empresa posee un GRAN archivo de comprobantes ('papeles') de las constancias de entrega (Cartas de Porte, Hojas de Ruta, Facturas, Historias Clínicas, Escrituras, Contratos, Legajos, Manuales, etc.), esos comprobantes se pueden ordenar por número de cliente, tipo y número de comprobante y fecha, en los biblioratos o carpetas habilitados para recibir ese archivo. La búsqueda manual de alguno de esos comprobantes se efectúa partiendo del número de cliente, y determinando los restantes componentes de la clave de búsqueda deseada. Una vez obtenido el 'papel' buscado y analizado el mismo, es necesario recorrer el camino inverso para re-archivarlo en su lugar original, a menos que ese espacio haya quedado marcado. Si la búsqueda, des-archivo y re-archivo se refiere a comprobantes variados o diversos, el procedimiento indicado se alarga y complica.

Con nuestro sistema se preparan los archivos de las imágenes de los papeles de tal forma, que sin acceder al archivo físico de los mismos, las reproducciones o imágenes de esos papeles pueden ser manipuladas (desarchivadas, analizadas, modificadas, re-archivadas, copiadas, etc.) mediante búsquedas o accesos múltiples y a muy alta velocidad. Una vez que la imagen quedó registrada en el computador, se puede proceder al archivo físico del 'papel', y no volver a manipularlo a menos que sea necesaria su presentación por requerimientos legales o alguna situación particular que requiriera únicamente el papel original.

El archivo físico de los 'papeles' originales podría efectuarse en modos variados, por ejemplo en forma secuencial, sin ninguna preparación previa de los mismos, ya que cada imagen posee un número de orden que el sistema le asigna; mediante el empleo de las claves múltiples que se le adicionan a cada imagen, es posible emitir listados diversos en los que constan cada bibliorato que compone el archivo físico con el contenido del mismo, ordenado por cliente, destinatario del 'papel', tipo y número de comprobante y fecha, o cualquier combinación de los campos creados en la aplicación.

Se puede optar por mantener un archivo de 'papeles' similar al que hipotéticamente se emplea actualmente en la organización bajo análisis, pero sin un requerimiento de puesta al día inmediata, ya que existirían imágenes de los documentos originales, obtenidas en el momento de la incorporación del mismo a la empresa, con la total posibilidad de manipulación que ofrece Filing.

Algunos ejemplos de actividades con este tipo de empleo de información masiva o que requieren actualización inmediata de información ya archivada, son los que se exponen seguidamente:

Legajos del personal.
Contratos originales en registros notariales o similares.
Manuales de mantenimiento en empresas de aviación.
Historias Clínicas de pacientes en empresas relacionadas con la medicina en general, o sistemas de medicina prepaga.
Hojas de ruta o cartas de porte en empresas de correo privado o transporte de bienes.
Registros de firmas en instituciones bancarias o financieras.
Legajos de siniestros en compañías de seguros.
Legajos de suscriptores en Compañías de Seguros de Vida y/o Retiro.
...y numerosas actividades de similares características a las mencionadas precedentemente.
 




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